Zaznacz stronę

W początkowych latach prowadzenia firmy jeden z największych problemów stanowiła dla mnie rekrutacja. Cały proces związany właśnie z pozyskiwaniem nowych pracowników był dla mnie dużym wyzwaniem. Nie chodziło o niską liczbę osób chętnych do pracy, ponieważ z tym nie miałem problemu.

Największą przeszkodę stanowiła weryfikacja odpowiednich osób na dane stanowisko. Nieumiejętna weryfikacja odpowiednich kandydatów do pracy i wyłonienie spośród wszystkich osób, które aplikowały do mojej firmy, tych najlepszych, sprawiało, że nie potrafiłem stworzyć dobrego zespołu sprzedażowego.

Wyglądało to tak, że statystycznie dostawałem 30 CV z portali typu pracuj.pl czy OLX. Spośród tych 30 CV, nadawało się 10 kandydatów, gdzie finalnie zatrudniony został jeden, dwóch handlowców. Później ta dwójka rezygnowała najczęściej z pracy po kilku dniach lub tygodniach.

„Efektywny proces rekrutacyjny powinien składać się z trzech etapów”
Brian Tracy

Zdałem sobie sprawę, że problem leżał po mojej stronie. Pewnego dnia natknąłem się na audiobook’a autorstwa Briana Tracy, który mówił właśnie o tym, jak powinien wyglądać efektywny proces rekrutacyjny, niezależnie czy mówilibyśmy o rekrutacji do działu marketingu, informatyków, sprzedawców, sekretarki czy grafika.

Brian Tracy podkreślił w swoim audiobooku, że efektywny proces rekrutacyjny powinien składać się z trzech etapów.

W każdym z etapów kandydat powinien być w różnym otoczeniu, w innej sytuacji. Przedstawię o co chodzi na przykładzie jak to obecnie wygląda w firmie Lokalmedia.

Rekrutacja w trzech etapach

W każdym z etapów kandydat powinien być w różnym otoczeniu, w innej sytuacji. Przedstawię o co chodzi na przykładzie jak to obecnie wygląda w firmie Lokalmedia.

Pierwszym etapem rekrutacji jest zasadniczo rozmowa telefoniczna. Osoba odpowiedzialna w Lokalmedia za rekrutację, dzwoni do kandydata, który wysłał do nas CV. Podczas tej rozmowy zadawane są pytania dotyczące:

  • Treści CV, czyli rozwinięcie zapisów znajdujących się w CV. Najczęściej pytamy o zakres obowiązków w poprzedniej pracy oraz czy w jakimś stopniu pokrywają się one z obowiązkami w naszym biurze.
  • Dostępności, czyli pytania o dyspozycyjność godzinową (w naszym przypadku jest to istotne pytanie, ponieważ większość naszych pracowników pracuje na 3/5 etatu).
  • Co skłoniło daną osobę do zaaplikowania do naszego działu sprzedaży? Odpowiedź na to pytanie jest tak naprawdę już weryfikacją czy jest w ogóle potencjał, żeby zaprosić danego kandydata na rozmowę jak rekrutacyjną.

Drugim etapem jest spotkanie rekrutacyjne w biurze. Na to spotkanie zapraszam maksymalnie pięciu kandydatów, ponieważ wyznaje zasadę, że zapraszanie jednego kandydata na jeden termin na tym etapie mija się z celem i jest po prostu nieefektywne.

W drugim etapie dzielę spotkanie na dwie części: na pierwszym opowiadam o firmie, później przechodzę do drugiej części, czyli rozmów indywidualnych, gdzie zadaję osiem kluczowych pytań.

Trzecim etapem jest spotkanie w innym terminie, w naszym biurze (jesteśmy agencją reklamową). Podczas tego spotkania odpowiadam kandydatowi na jego pytania i ewentualne wątpliwości, które urodziły się w jego głowie po ostatnim spotkaniu.

Następnie oprowadzam go po wszystkich działach w biurze, zaczynając od administracji, pokazując pomieszczenie socjalne, idąc dalej poprzez dział agencyjny, dział handlowy czy dział prospectingu.

Chodzi o to, żeby osoba przywitała się z jak największą liczbą pracowników, żeby zobaczyła czym dana osoba się zajmuje, za co jest odpowiedzialna. Oczywiście mówię to bardzo skrótowo, w dwóch, trzech zdaniach. Przykładowo wchodząc z kandydatem do działu administracji mówię: „Cześć, słuchajcie to jest Kuba- kandydat na handlowca. Kuba, to jest Justyna, ona jest odpowiedzialna m.in. za faktury i umowy z klientami. To jest Łukasz, zarządza on emisją spotów reklamowych.”

Najważniejszą częścią tak naprawdę, jest spotkanie kandydata z ludźmi z działu, do którego aplikuje. W moim przypadku kandydat na handlowca spotyka się z innymi handlowcami i wtedy pozostawiam go samemu sobie tak, żeby wybrał sobie dowolną osobę, do której może w tym momencie podejść, porozmawiać, zapytać o wszystkie plusy i minusy pracy tutaj. Może zapytać jaki jest zakres obowiązków, czy faktycznie to, co mówiłem na poprzednim etapie ma odzwierciedlenie w rzeczywistości, czy to jest po prostu jedna wielka bujda.

Dzięki trzeciemu etapowi kandydaci widzą tak naprawdę czym na co dzień mieliby się zajmować, jaki jest zakres obowiązków, jakie są największe problemy, trudności związane z pracą na danym stanowisku. Pytają również jakie są największe zalety i możliwości rozwoju oraz jak pracownicy sami oceniają w naszej agencji. Kluczem do sukcesu w postaci dobrej weryfikacji jest fakt, że handlowcy nie unikają odpowiedzi na jakiekolwiek pytanie, odpowiadając szczerze i nie przeinaczając faktów.

Weryfikacja codzienności w pracy

Faktem jest, że jeżeli osoba przychodzi pierwszy raz do mojego biura i spotyka się ze mną to rzadko ufa mi na 100%, że to co mówię i prezentuję, naprawdę tak wygląda. Takie podejście kandydatów jest oczywiście zrozumiałe i zdroworozsądkowe, dają oni po prostu jakiś margines błędu, żeby nie doznać dużego dysonansu pomiędzy tym, co przestawię na rozmowie, a pomiędzy tym jak wygląda codzienna praca.

Dlatego ten trzeci etap i spotkanie z pracownikami działu pozwala zmniejszyć tę rozbieżność. Otrzymują oni faktycznie potwierdzenie, że to co mówię na rozmowie rekrutacyjnej ma odzwierciedlenie w rzeczywistości.

Rekrutuj tych, którym zależy na pracy

Widzę, że wiele firm, nie stosując tej prostej metody rekrutuje często osoby, które miały inne oczekiwania co do stanowiska czy systemu pracy i po dwóch tygodniach lub miesiącu przychodzą do biura jakby szły na ścięcie.

Nikt nie chce takiego pracownika, ani też pracownik nie chce przychodzić do takiego miejsca pracy, więc po prostu tworzymy w tym momencie toksyczną relację. Moglibyśmy jednak tego uniknąć i zrekrutować osoby, które faktycznie chciałyby i nadawałyby się do pracy w Twoim biurze.

Wszechstronne sprawdzenie kandydata

Jak widzisz na powyższym przykładzie, trzy etapy rekrutacji pozwalają poznać osobę z różnych stron. Od strony bardziej formalnej, czyli jak rozmawia przez telefon, poprzez rozmowę w cztery oczy na drugim etapie z osobą rekrutującą. Również możemy poznać ją od strony mniej formalnej widząc, jak ta osoba rozmawia z pozostałymi pracownikami, jakie pytania zadaje.

Oczywiście później pytam moich handlowców, co sądzą o tej osobie, czy nadawałaby się do naszego zespołu, czy wpasowałaby się w naszą kulturę organizacyjną. Współpracując z daną osobą, musimy mniej więcej mieć podobny system wartości, żeby współpraca była efektywna.

Dzięki właśnie tym trzem etapom, moje statystyki rekrutacyjne są znacznie lepsze. Co najważniejsze, odsetek osób, które rezygnują w pierwszym okresie pracy, jest znacznie mniejszy, ponieważ wszystko weryfikowane jest podczas tych trzech etapów. Zachęcam Cię do tego, żebyś przeanalizował swój proces rekrutacyjny pod kątem zwiększenia jego efektywności.

Jeżeli miałbyś jakiekolwiek pytania związku z powyższym materiałem, pisz do mnie śmiało na maila lukasz.dobrowolski@lokalmedia.pl.